Privatlivspolitik

Denne Privatlivspolitik er fastlagt af Ruby Rejser ApS, CVR-nr. 18422298, da Travelnorth er en del af Ruby Rejser ApS (samlet betegnet Ruby Rejser Aps”, ”Ruby Rejser”, ”Travelnorth”, ”vi”, ”os” eller ”vores” i denne Privatlivspolitik) og gælder for alle vores kunder, leverandører og samarbejdspartnere.

1. Om Ruby Rejser

Ruby Rejser holder til i Aarhus, men har gæster fra hele verden. Læs mere om Ruby Rejser her.

Som led i sin virksomhed indsamler og behandler Ruby Rejser personoplysninger med henblik på opfyldelse af de formål, der er beskrevet i denne Privatlivspolitik. Ruby Rejser er dataansvarlig i forhold til behandlingen af personoplysningerne til disse formål.

Hvis du har spørgsmål til denne Privatlivspolitik eller til vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte os her:

 

Ruby Rejser

Mejlgade 46B

8000 Aarhus C

E-mail: ruby@ruby-rejser.dk

 

2. Datasikkerhed er vigtig for os

For os er ansvarlig omgang med personoplysninger, der indsamles som led i driften af vores virksomhed, afgørende for vores forretningsmål og omdømme. I denne Privatlivspolitik gøres der rede for, hvilke typer oplysninger vi indsamler, hvordan dine personoplysninger indsamles og anvendes, når du er kunde, leverandør eller samarbejdspartner hos Ruby Rejser, og hvordan du kan få indsigt i dine egne personoplysninger.

 

3. Hvad er personoplysninger?

Personoplysninger er enhver oplysning om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Ved en identificerbar fysisk person forstås en person, som direkte eller indirekte kan identificeres, blandt andet ved et identifikationsnummer eller et eller flere elementer, der er særlige for en given persons identitet.

4. Hvilken type persondata behandler vi om dig og hvorfor?

De oplysninger, som vi indsamler om dig, vil blive anvendt til forskellige formål i forbindelse med dit kundeforhold og driften af Ruby Rejsers virksomhed. De indsamlede oplysninger kan variere, alt efter om du er kunde, leverandør eller samarbejdspartner, men generelt vil det være oplysninger vedrørende kundeadministration, leverandøradministration samt oplysninger vedrørende Ruby Rejsers rettigheder og forpligtelser.

Manglende afgivelse af personoplysninger fra din side kan betyde, at Ruby Rejser vil være ude af stand til at opfylde sine forpligtelser i forbindelse med dit kunde- eller leverandørforhold.

Ruby Rejser indsamler og behandler som udgangspunkt alene almindelige personoplysninger. Det kan dog i konkrete tilfælde i forbindelse med bestilling af en rejse være nødvendigt for os i et begrænset omfang at behandle følsomme personoplysninger (fx oplysninger om specialmenuer på din flyrejse eller oplysninger om behov for speciel assistance på din rejse) samt oplysninger om CPR-numre (fx i forbindelse med indhentelse af en paskopi til brug for en visumansøgning) for at kunne levere den ønskede rejse til dig.

De oplysninger som vi indsamler, afhænger af, hvordan du interagerer med os. For eksempel: Hvis du bestiller en ferie eller tur med os, vil vi sandsynligvis bede om flere informationer, end hvis du kun anmoder om en brochure, sender en kontaktforespørgsel eller surfer rundt på vores hjemmeside. Vi kan indsamle, bruge, gemme og overføre forskellige typer personlige oplysninger om dig, hvilket vi har opsummeret i boksen herunder.

Detaljer om dig: Dit for- og efternavn, civilstand, titel, køn, e-mailadresse, telefonnummer, fødselsdato, loyalitetsmedlemsoplysninger, dine grunde til at rejse, måltids- og andre rejsepræferencer eller kostbehov.

 

Betalingsoplysninger: Dine bankoplysninger og betalingskortoplysninger, når du laver en booking hos os. Detaljer om betalinger til og fra dig og andre detaljer om produkter og tjenester, som du har købt hos os.

 

Identifikationsdokumenter: Hvis du rejser på en rute, hvor der kræves forhåndsoplysninger om passagerer (API), dine pas- eller identitetskortsoplysninger, herunder dit pasnummer, det land, hvor dit pas er udstedt og udløbsdatoen.

 

Detaljer om din booking hos os: Detaljer såsom hvor du flyver fra og til; dine bookingoplysninger (inklusive andre personer på bookingen); eventuelle oplysninger om din videre rejse, hvis det er relevant; detaljer om oplevelser eller udflugter, der er booket via os; krav til bagage; information om opgraderinger; lounge-besøg; sæde-præferencer; måltidspræferencer eller -krav; detaljer om eventuelle særlige krav til assistance og andre relevante oplysninger, så vi kan give dig den rejse eller anden tjeneste, som du har købt hos os.

 

Detaljer fra dine interaktioner med os: Oplysninger om interaktioner eller samtaler med os og vores medarbejdere, herunder når du henvender dig, kommenterer, klager eller sender feedback til os. Dette kan også inkludere brugernavn og adgangskode og dine interesser, markedsføringspræferencer og svar på undersøgelser.

 

Din brug af vores systemer og tjenester: Dette inkluderer, hvordan du bruger vores hjemmeside, app, forhandlere, callcentre og/eller sociale mediesider, IP-adresser og informationer, som du skriver eller lægger op på sociale medier.

 

Jobansøgninger: Dit CV, arbejdshistorie, uddannelsesmæssige detaljer og den stilling, du søger, hvis du ansøger om et job hos os.

 

Særlige datatyper: Under visse omstændigheder kan vi være nødsaget til at indsamle oplysninger fra dig, der anses som personfølsomme oplysninger. Vi kan eksempelvis indsamle:

 

Oplysninger om dit helbred. Ved at kende dine kostbehov og eventuelle medicinske forhold kan det sikres, at turen er egnet til dig, og at eventuelle nødvendige justeringer foretages.

 

Oplysninger om din religion (hvis du for eksempel angiver en måltids-præference, der indikerer en bestemt religion, såsom et kosher- eller halal-måltid).

 

Vi forsøger at begrænse vores indsamling af personfølsomme oplysninger til det mindst mulige. Medmindre vi har en specifik, lovlig grund til at bruge disse oplysninger, vil vi bede om dit samtykke til at indsamle dem. 

Se følgende for yderligere uddybning af hvilke data vi indsamler for hhv. vores kunder og leverandører:

4.1    Oplysninger vedrørende vores kunder

Oplysninger, som du giver os, når du bestiller en rejse, fx online via hjemmesiden eller ved at kontakte en af vores ferierådgivere, herunder kontaktoplysninger (fornavn, mellemnavn(e), efternavn, adresse, telefonnummer, e-mail­adresse og evt. stilling), CPR-nummer (til brug for visumansøgninger mv.), pasnummer, bankoplysninger, betalingskortoplysninger, oplysninger, som du giver os i forhold til dine særlige præferencer på rejsen (fx oplysninger om specialkost, behov for speciel assistance i forbindelse med handicap eller anden sygdom mv.), helbredsoplysninger (til brug for behandlingsrejser, sportsrejser mv.), oplysninger om højde, vægt, tøj- og skostørrelse (til brug for bestilling af udstyr på skirejser, cykelrejser mv.), formålet med rejsen, oplysning om, hvilke sprog du taler, statsborgerskab, medlemskab af vores samarbejdspartneres foreninger, kontaktinformationer på dine nærmeste pårørende, oplysninger, som du giver os omkring dine præferencer i forhold til markedsføring eller kommunikation, samt oplysninger, som du giver os, hvis du kontakter os med et spørgsmål for at indberette et problem, eller når du i øvrigt henvender dig til os i forbindelse med dit kundeforhold hos os.

4.2    Oplysninger vedrørende vores leverandører og samarbejdspartnere

Oplysninger, som du giver os i forbindelse med indgåelse af en leverance- eller samarbejdsaftale, herunder kontaktoplysninger (arbejde, jobtitel, fornavn, mellemnavn(e), efternavn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse), oplysninger, som du giver os omkring dine præferencer i forhold til markedsføring eller kommunikation, samt oplysninger, som du giver os, hvis du kontakter os med et spørgsmål, for at indberette et problem, eller når du i øvrigt henvender dig til os som led i vores samarbejde.

 

5. Hvordan indsamler vi dine oplysninger?

Alt afhængigt af dine interaktioner med os kan vi indsamle oplysninger på følgende måder:

Direkte interaktioner: Du kan oplyse os om din identitet, kontaktoplysninger og økonomiske oplysninger ved at udfylde formularer eller ved at være i kontakt med os via post, telefon og e-mail eller på anden måde. Dette inkluderer den personlige information, som du angiver, når du:

  • booker eller søger efter en ferie eller anden tjeneste (såsom fly, krydstogt, hotel-lounge-adgang, transport eller særlig assistance) via en af vores hjemmesider, eventuelle apps vi bruger, butikker, vores callcentre m.m.
  • udfylder en del af bookingoplysningerne på vores hjemmeside, men ikke færdiggør reservationen.
  • anmoder om en brochure, tilmelder dig modtagelse af e-mail og nyhedsmails, eller deltager i nogen af vores konkurrencer, kampagner (fx via sociale medier, e-mail eller vores hjemmeside), spørgeskemaundersøgelser eller markedsundersøgelser.
  • opretter en konto på vores hjemmeside og indtaster oplysninger på online formularer.
  • giver os oplysninger om en ulykke, sygdom eller hændelse, der er opstået eller en anden feedback.
  • ansøger om et job hos os via e-mail eller via hjemmesiden.
  • kontakter os via vores callcentre, pressekontor, sociale medier, post, email eller messenger. Vores interaktioner med dig kan blive optaget og overvåget med det formål at forbedre vores kundeservice, kvalitetssikring, træning, sikkerhed og generelle forretningsformål.
  • deltager i nogen af vores arrangementer.

Automatiserede teknologier eller interaktioner

Når du interagerer med vores hjemmeside, kan vi automatisk indsamle tekniske oplysninger om dit udstyr, browsinghandlinger og -mønstre. Vi indsamler disse personlige informationer ved hjælp af cookies, serverlogfiler og andre lignende teknologier. Se venligst vores Cookiespolitik for yderligere oplysninger.

Tredjeparter eller offentligt tilgængelige kilder

Vi modtager muligvis personlige oplysninger om dig fra forskellige tredjeparter som angivet nedenfor:

a) flyselskaber, hoteludbydere eller andre parter, som vi arbejder med, hvis du indgiver en klage til dem

b) analyseudbydere

 

6. Hvad bruger vi dine personoplysninger til?

Ruby Rejser behandler dine personoplysninger til opfyldelse af de formål, der er anført nedenfor. Bemærk, at ikke samtlige de angivne formål, kategorier af oplysninger, modtagere af oplysninger eller typer af behandling af oplysninger gælder for dig i alle tilfælde.

Ruby Rejser behandler udelukkende dine personoplysninger, i det omfang det er nødvendigt i forbindelse med dit kunde-, leverandør- eller samarbejdsforhold (idet der i hvert enkelt tilfælde tages højde for eventuelle interesser) eller i henhold til gældende ret.

Du kan til enhver tid tilbagetrække dit samtykke til behandling af din persondata til ethvert af de nedenstående formål, dog med undtagelse af eventuel behandling bestemt af gældende lov og regler. Vær opmærksom på, at dit tilbagetrække af samtykke kan medføre, at Ruby Rejser ikke længere vil være i stand til at opfylde sine forpligtelser i forbindelse med dit kunde- eller leverandørforhold. Derfor kan dit tilbagetrække af samtykke i nogle tilfælde have som konsekvens, at du med tilbagetrækkelsen annullerer din(e) købte produkter eller tjenester.

6.1    Kundeadministration

Ruby Rejser behandler dine personoplysninger i forbindelse med oprettelse og løbende administration af dit kundeforhold med Ruby Rejser som led i driften af vores virksomhed, herunder bestilling af rejser og leverance af vores øvrige produkter (som fx visumansøgninger, rejseforsikringer, transferservices mv.), opretholdelse af vores kunderegistre, fakturering, inkasso, markedsføring, statistik mv.

6.2    Administration af leverandør- og samarbejdsforhold

Ruby Rejser behandler dine personoplysninger i forbindelse med administration af leverandør- og/eller samarbejdsforhold, hvor du er leverandør eller samarbejdspartner eller er kontaktperson hos en leverandør eller en samarbejdspartner, som Ruby Rejser arbejder sammen med som led i driften af vores virksomhed, herunder opretholdelse af vores CRM-register med information om vores kontaktpersoner hos vores leverandører og samarbejdspartnere.

6.3    Præmieudtrækninger, konkurrencer eller spørgeskema- og kundeundersøgelser

Ruby Rejser behandler og bruger dine personoplysninger, når vi skal opfylde vores kontrakt med dig eller i vores legitime research af, hvordan kunder bruger vores tjenester, til at udvikle vores produkter og tjenester og øge vores forretning.

6.4    Marketingmateriale

Ruby Rejser vil bruge dine personoplysninger til at kontakte dig for at holde dig ajour med de seneste nyheder, tilbud, arrangementer, salg, brochurer, kampagner og konkurrencer, som vi anser for at være interessante eller relevante for dig. Vi vil normalt kun kontakte dig, når vi har dit samtykke til at gøre det, eller på grundlag af vores legitime interesse i at give dig kundeservice. Se venligst afsnit 7. Markedsføring nedenfor for yderligere information.

6.5    Personliggørelse af din kundeoplevelse og forbedring af vores service

Ruby Rejser bruger dine personoplysninger til at give dig en mere personlig service. Dette kan omfatte, at vi tilpasser den kommunikation, som vi sender til dig, ud fra dine præferencer og kun sender dig annoncering, som vi mener, at du måske kan lide, og/eller som vil forbedre din ferieoplevelse (på grundlag af vores legitime interesse i at præsentere dig for de rigtige og relevante produkter og tjenester). For at forbedre vores kundeservice kan vi også optage og/eller overvåge opkald.

6.6    Behandling af jobansøgninger

Ruby Rejser bruger dine personoplysninger til at behandle eventuelle jobansøgninger, som du sender til os, enten direkte eller via en agent eller jobkonsulent (uopfordret eller som svar på en annonce) (på grundlag af vores legitime interesse i at rekruttere nye medarbejdere eller leverandører).

6.7    Optimering af vores hjemmesider

Hvis du bruger vores hjemmesider, vil vi bruge dine personoplysninger til at sikre, at indholdet fra vores hjemmesider præsenteres på en effektiv måde for dig og på din enhed, med det formål at give dig adgang til vores hjemmesider på en måde, der er effektiv, bekvem og optimal, og at give dig indhold, der er relevant for dig, ved hjælp af værktøjer til hjemmesideanalyse og research og i visse tilfælde i kombination med andre oplysninger, som vi ved om dig (på grundlag af vores legitime interesse i at drive og præsentere effektive og let anvendelige hjemmesider til vores hjemmesidebrugere).

6.8    Værktøjer til analyse af data med det formål at forbedre vores hjemmeside, produkter/tjenester, marketing, kunderelationer og -oplevelser.

Brugen af dine personoplysninger er nødvendig for vores legitime interesser (at definere kundetyper til vores produkter og tjenester, at holde vores hjemmeside opdateret og relevant, at udvikle vores forretning og vælge vores marketingstrategi).

6.9    Research

Ruby Rejser bruger dine personoplysninger til at udføre aggregeret og anonymiseret research om generelt engagement med vores tjenester og systemer, eller hvis du vælger at deltage i kundeundersøgelser, forbrugerfokusgrupper og research (på grundlag af vores legitime interesser i at forbedre vores produkter, tjenester og kundeservice).  

6.10    Overholdelse af gældende love og regler

Ruby Rejser behandler dine personoplysninger i forbindelse med overholdelse af love og regler, som Ruby Rejser er underlagt i forbindelse med driften af virksomheden eller til opfyldelse af forskellige indberetnings- eller oplysningsforpligtelser i henhold til gældende love og regler.

Ruby Rejser tilstræber at sikre, at alle personoplysninger, vi behandler, er korrekte og opdaterede. Vi beder dig derfor om altid at underrette os om eventuelle ændringer i dine personlige forhold (fx ændring af adresse eller betalingsoplysninger), således at vi kan sikre, at dine personoplysninger altid er korrekte og ajourførte. Hvis du har oprettet en rejseprofil hos os, beder vi dig om at  logge på din profil og opdatere denne i tilfælde af eventuelle ændringer.

7. Markedsføring

En af de andre grunde til at vi sommetider indsamler dine personoplysninger, er, så vi kan danne os et syn på, hvad vi tror, du måske vil have eller har brug for, eller hvad der kan være af interesse for dig. Med denne information beslutter vi hvilke produkter, tjenester og tilbud, der kan være relevante for dig, og hvilken markedsføring du måtte være interesseret i.

Vi holder dig ajour med vores seneste tilbud, partnerskaber, salg, kampagner, konkurrencer (eller vores partneres), som vi mener kunne være af interesse/relevans for dig.

Vi kontakter kun dig på denne måde, hvis:

  • Du har tilmeldt dig til at modtage markedsføring fra os og ikke senere har fortalt os, at du ikke vil høre fra os.
  • Du har lavet en booking hos os og ikke har fortalt os, at du ikke vil høre fra os.

7.1    Ønsker du ikke at modtage markedsføring fra os?

Vi ønsker aldrig at sende vores markedsføring til nogen, der ikke er interesseret i at modtage dette indhold. Hvis du har besluttet, at du ikke længere ønsker at høre fra os, kan du afmelde dig fra vores markedsføring ved at klikke på linket "afmeld"/"unsubscribe", der er inkluderet i alle vores e-mails eller ved at kontakte os.

7.2    Tredjeparter og markedsføring

Vi videregiver ikke dine oplysninger til andre parter til markedsføringsformål, medmindre du har accepteret det. Vi vil altid indhente dit udtrykkelige samtykke, inden vi deler dine personlige data med ethvert andet firma til markedsføringsformål.

I det marketingmateriale, som vi sender til dig, kan vi lejlighedsvis også medtage oplysninger om udvalgte forretningspartnere, der yder tjenester tæt knyttet til vores eget produkt.

 

8. Juridisk grundlag for behandling af dine personoplysninger

Ruby Rejser behandler som udgangspunkt oplysningerne om dig på et af følgende grundlag: (1) Dit samtykke, (2) indgåelse eller opfyldelse af din kontrakt med Ruby Rejser, (3) hensynet til Ruby Rejsers legitime interesser, dvs. de formål, der er beskrevet ovenfor, (4) opfyldelse af en retlig forpligtelse, som Ruby Rejser er pålagt, (5) beskyttelse af dine eller en anden fysisk persons vitale interesser, (6)  behandlingen er nødvendig, for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, og (7) behandlingen er nødvendig for at overholde Ruby Rejsers eller dine arbejds-, sundheds- og socialretlige forpligtelser, der følger af national ret eller af EU-retten. Der kan desuden være situationer, hvor vi behandler dine personoplysninger af hensyn til tredjemands legitime interesser med hensyn til de formål, der er beskrevet ovenfor, medmindre hensynet til dine interesser vejer tungere.

 

9. Deling af personoplysninger

Ruby Rejser videregiver alene oplysningerne i det omfang, det er nødvendigt som led i driften af vores virksomhed, herunder for at kunne levere din rejse samt de øvrige produkter, du har købt hos os i forbindelse dermed.

Ruby Rejser vil typisk videregive personoplysninger til følgende modtagere i forbindelse med bestilling af en rejse og dermed relaterede produkter:

9.1    Globale Distributions Systemer (GDS)

Et GDS er et it-netværkssystem, der ejes eller drives af et firma, der muliggør transaktioner mellem rejsebranchens tjenesteudbydere, hovedsageligt flyselskaber, hoteller, biludlejningsfirmaer og rejsebureauer. Et GDS forbinder tjenester, priser og bookning ved at konsolidere produkter på tværs af de tre rejsesektorer, dvs. flyreservationer, hotelreservationer og biludlejning.

Ruby Rejser bruger diverse GDS’er som led i vores virksomhed – kontakt os hvis du ønsker disse oplyst.

9.2    Flyselskaber

Ruby Rejser videregiver personoplysninger til flyselskaber i forbindelse med bestilling af din rejse. Til brug for bestilling af din flyrejse vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, afrejselufthavn, destination, dato for ud- og hjemrejse, bonuskortnummer, specielle ønsker i forbindelse med din rejse, herunder bestilling af specialmenuer under flyvningen og evt. behov for speciel assistance på flyet eller i lufthavnen til det valgte flyselskab.

I forbindelse med rejse til specielle destinationer kan vi desuden videregive oplysninger om dit pasnummer eller andre nødvendige pasoplysninger til flyselskabet.

9.3    Hoteller

Ruby Rejser videregiver personoplysninger til de hoteller, som du skal benytte på din rejse. Til brug for bestilling af dine hotelovernatninger vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, destination, dato for ankomst og afrejse, værelseskategori, bonuskortnummer, specielle ønsker i forbindelse med din rejse, herunder bestilling af specialkost under hotelopholdet og evt. behov for speciel assistance under hotelopholdet i forbindelse med handicap eller sygdom.

9.4    Biludlejningsfirmaer

Ruby Rejser videregiver personoplysninger til biludlejningsfirmaer, hvis du skal have et køretøj til rådighed under din rejse. Til brug for bestilling af din lejebil vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, afhentningssted, lejeperiode, køretøjskategori, specielle ønsker i forbindelse med lejen af køretøjet, herunder specielle foranstaltninger i forbindelse med handicap eller sygdom, børnesæder mv.

Ruby Rejser bruger diverse biludlejningsfirmaer som led i vores virksomhed – kontakt os hvis du ønsker disse oplyst.

9.5    Busselskaber

Ruby Rejser videregiver personoplysninger til busselskaber, hvis du skal på busrejse som led i din rejse (fx i forbindelse med dagsture til kendte turistattraktioner mv). Til brug for bestilling af din busrejse vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, afhentningssted, dato og tidspunkt for busrejsen, destination samt specielle ønsker i forbindelse med busrejsen, herunder bestilling af specialmenuer under busrejsen og evt. behov for speciel assistance under busrejsen på grund af handicap eller sygdom.

9.6    Rederier

Ruby Rejser videregiver personoplysninger til rederier, hvis du skal på skibsrejse som led i din rejse (fx i forbindelse med dagsture til kendte turistattraktioner, krydstogt mv.). Til brug for bestilling af din skibsrejse, vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, destination, rejserute, dato og tidspunkt for af- og hjemrejse samt specielle ønsker i forbindelse med skibsrejsen, herunder bestilling af specialmenuer under sejladsen og evt. behov for special assistance under sejladsen som følge af handicap eller sygdom.

9.7    Bedbanks

En bedbank er et it-netværkssystem, der ejes eller drives af et firma, der muliggør transaktioner mellem rejsebranchens tjenesteudbydere, hovedsageligt hoteller og rejsebureauer eller slutkunden. Ruby Rejser videregiver personoplysninger til bedbanks for at bestille de hoteller, som du skal benytte på din rejse. Til brug for bestilling af dine hotelovernatninger gennem en bedbank vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, destination, dato for ankomst og afrejse, værelseskategori, specielle ønsker i forbindelse med din rejse, herunder bestilling af specialkost under hotelopholdet og evt. behov for speciel assistance under hotelopholdet i forbindelse med handicap eller sygdom.

Ruby Rejser bruger diverse bedbanks som led i vores virksomhed – kontakt os hvis du ønsker disse oplyst.

9.8    Rejseagenter

Hvis du som led i din rejse skal deltage i udflugter eller har behov for transfer, kan Ruby Rejser videregive personoplysninger til rejseagenter. Rejseagenten har til opgave at arrangere den pågældende udflugt eller transfer ved bestilling af de ønskede ydelser hos lokale leverandører på destinationen. Til brug for bestilling af dine udflugter, transfers mv. videregiver vi typisk oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, dato og tidspunkt for ankomst og/eller afrejse, type af køretøj, destination samt specielle ønsker i forbindelse med transferen eller udflugten, herunder bestilling af specialmenuer og evt. behov for speciel assistance på grund af handicap eller sygdom.

9.9    Forsikringsselskaber

Som led i bestillingen af din rejse hos os har du mulighed for at tilkøbe en rejse- og/eller en afbudsforsikring. Hvis du ønsker at tilkøbe en sådan forsikring, vil vi videregive personoplysninger til forsikringsselskabet til brug for deres indtegning af forsikringen hos dem. Til brug for tegning af en rejse- og/eller en afbestillingsforsikring videregiver vi typisk oplysninger til forsikringsselskabet om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, e-mailadresse, destination, dato for af- og hjemrejse samt rejsetype.

Ruby Rejser samarbejder med følgende forsikringsselskaber som led i vores virksomhed: Europæiske, Gouda.

9.10    Udstyrsudlejningsfirmaer

Som led i bestillingen af din rejse hos os har du mulighed for at leje eventuelt udstyr, som du måtte have behov for på din rejse, fx skiudstyr, cykeludstyr, dykkerudstyr og lignende. Hvis du ønsker at leje sådant udstyr, vil vi videregive oplysningerne til det firma på din destination, som du skal leje udstyret hos. Til brug for udstyrsleje videregiver vi typisk oplysninger til udlejningsfirmaet om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, typen af udstyr, afhentningssted, lejeperiode samt oplysninger om højde, vægt, tøj- og skostørrelse.

9.11    Specielt vedrørende kvalificerede tilbud

Når du vælger Ruby Rejser, har du mulighed for at få et kvalificeret tilbud på en rejse. Et kvalificeret tilbud er en tilbudsform, hvor der i forbindelse med udarbejdelsen af tilbuddet sker en præliminær reservation af den ønskede rejse til dig. Dette giver dig mulighed for at reservere en plads på de ønskede afgange i op til tre dage, inden du tager stilling til, om der skal udstedes en billet på den præliminære reservation, eller om den skal annulleres.

For at kunne afgive et kvalificeret tilbud videregiver vi oplysningerne om dig og den ønskede reservation til et GDS (som omtalt ovenfor), der foretager den præliminære bookning hos flyselskabet, hotellet mv.

Da der i forbindelse med indhentelsen af det kvalificerede tilbud videregives oplysninger om dig til flere nye selvstændigt dataansvarlige (GDS, flyselskaber, hoteller mv.), kan dine oplysninger blive opbevaret hos disse modtagere efter tilbuddets udløb – også i tilfælde af, at tilbuddet annulleres.

Ruby Rejser kan desuden videregive og/eller overlade dine personoplysninger til andre leverandører og/eller serviceudbydere i forbindelse med den almindelige drift af vores virksomhed, fx i forbindelse med ekstern administration af vores IT-systemer, analyseopgaver, markedsføringsopgaver, inkasso, kreditvurdering, revision, juridisk bistand mv.

For yderligere oplysninger om vores leverandørers og samarbejdspartneres behandling og beskyttelse af dine personoplysninger henvises til disses privatlivspolitikker og vilkår. Kontakt os, hvis du ønsker disse oplyst.

Ruby Rejser tilstræber at begrænse videregivelse af personoplysninger i personhenførbart format i videst muligt omfang for derved at begrænse de tilfælde, hvor der videregives oplysninger, som kan henføres til dig personligt.

Ruby Rejser videregiver ikke dine personoplysninger, medmindre dette er nødvendigt for at kunne udføre vores virksomhed eller opfylde dine behov.

 

10. Internationale overførsler af dine personoplysninger

Grundet naturen af Ruby Rejsers virksomhed vil dine personoplysninger kunne overføres til lande uden for EU/EØS i forbindelse med bestilling af en rejse hos os. For at kunne levere vores ydelser til dig, er vi nødt til i visse tilfælde at anvende samarbejdspartnere og leverandører uden for EU/EØS.

Uden muligheden for at overføre dine oplysninger til modtagere uden for EU/EØS vil Ruby Rejser være ude af stand til at levere den ønskede rejse til dig. Dette gælder, hvis bestilling af din rejse forudsætter, at der overføres oplysninger til modtagere uden for EU/EØS, fx for at kunne booke flyrejse, hoteller mv. på din rejsedestination.

Databeskyttelseslovgivningen i disse lande kan være lempeligere, end den er i Danmark og i det øvrige EU/EØS, da der i størstedelen af tilfældene vil være tale om lande, hvor EU-Kommis­sio­nen har vurderet, at databeskyttelsesniveauet ikke er på højde med databeskyttelsesniveauet inden for EU/EØS.

I det tilfælde hvor det er praktisk muligt for os, vil overførsel af dine personoplysninger ske på baggrund af de af EU-Kommissionen udarbejdede standardoverførselskontrakter, der er specielt udarbejdet til dette formål. For så vidt angår overførsler til USA vil disse for så vidt muligt ske på baggrund af Privacy Shield. Privacy Shield er en aftale mellem EU og USA, der blandt andet fastsætter et stærkt sæt af databeskyttelsesregler og sikkerhedsforanstaltninger, som de amerikanske virksomheder, der tilslutter sig ordningen, er forpligtede til at overholde, når de behandler personoplysninger.

I visse tilfælde vil det imidlertid ikke være praktisk muligt for Ruby Rejser at indgå en standardoverførselskontrakt eller anvende Privacy Shield som juridisk overførselsgrundlag. I sådanne tilfælde vil overførslen af oplysningerne ske med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 49, 1 (b), da overførslen af dine personoplysninger til det pågældende land er nødvendig af hensyn til opfyldelse af kontrakten mellem dig og Ruby Rejser (bestillingen af din rejse) eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for indgåelsen af en sådan kontrakt (fx i forbindelse med afgivelse af et kvalificeret tilbud som omtalt ovenfor under afsnit 9).

Det er derfor vigtigt, at du er opmærksom på, at overførsel af dine personoplysninger til lande uden for EU/EØS i forbindelse med bestilling af en rejse hos Ruby Rejser betyder, at dine personoplysninger ikke vil nyde den samme beskyttelse som efter danske eller EU-retslige regler.

Der er i forbindelse med overførslen af oplysningerne en nærliggende risiko for, at der i det pågældende land ikke er klare, præcise og tilgængelige regler om landets myndigheders adgang til brug af dine personoplysninger; at der ikke er regler om, at landets myndigheders adgang til dine oplysninger skal være nødvendig og proportional; at landet ikke har en uafhængig og effektiv tilsynsmyndighed; samt at landet ikke har tilgængelige og effektive retsmidler for de registrerede.

Hvis du ikke ønsker, at Ruby Rejser i forbindelse med bestilling af din(e) rejse(r) sender dine personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS, bedes du oplyse os derom senest i forbindelse med bestillingen af din rejse.

Ruby Rejser videregiver ikke i noget tilfælde dine personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS, medmindre dette er nødvendigt for at kunne udføre vores virksomhed og opfylde dine behov ved fx at levere den ønskede rejse til dig.

 

11. Dataintegritet og -sikkerhed

Personoplysninger opbevares ikke længere end nødvendigt for at opfylde det formål, hvortil de er indsamlet, medmindre opbevaringen er nødvendig for at opfylde nationale lovkrav, herunder lovpligtige opbevaringsperioder i forbindelse med bogføring mv.

Det er Ruby Rejsers politik at beskytte personoplysninger ved at træffe tilstrækkelige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Når der ikke længere er behov for dine personoplysninger, vil vi sikre, at de slettes på en sikkerhedsmæssigt forsvarlig måde.

 

12. Dine rettigheder

Du har til enhver tid ret til at gøre dine rettigheder efter den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning gældende. Du kan blandt andet anmode om indsigt i de personoplysninger, som Ruby Rejser er i besiddelse af, samt gøre indsigelse mod behandlingen af oplysningerne, herunder gøre indsigelse mod automatiserede afgørelser og profilering (jf. afsnit 5 og 6) eller mod anvendelse af dine personoplysninger til direkte markedsføring. Endvidere kan du anmode om berigtigelse eller sletning af eventuelle ukorrekte oplysninger om dig selv, tilbagetrække et samtykke til behandling af dine personoplysninger samt gøre din ret til dataportabilitet gældende.

Hvis du ønsker at gøre én eller flere af dine rettigheder gældende, bedes du kontakte os på e-mail ruby@ruby-rejser.dk. Din anmodning vil blive behandlet i overensstemmelse med den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning.

 

Klage over Ruby Rejsers behandling af dine personoplysninger kan ske til:

Datatilsynet

Borgergade 28, 5.

1300 København K

E-mail: dt@datatilsynet.dk

 

13. Opdateringer

Ruby Rejser evaluerer og opdaterer løbende denne Privatlivspolitik. Du bør derfor regelmæssigt tjekke denne Privatlivspolitik for eventuelle ændringer, som kan have betydning for vores behandling af dine personoplysninger.

Denne Privatlivspolitik blev senest opdateret d. 24. maj 2018.